Apa Itu Mailing di Excel?
Untuk memindahkan data dari Excel ke Word, kamu perlu menggunakan fitur mail merge. Lalu, apa itu mail merge?
Mail merge adalah sebuah fitur untuk membuat dokumen yang disesuaikan berdasarkan data dari suatu sumber. Mail merge dapat digunakan untuk membuat email, undangan, atau dokumen lainnya secara massal dengan informasi yang disesuaikan untuk setiap penerimanya.
Singkatnya, fitur mail merge di Microsoft Word atau Excel berguna untuk membuat banyak tulisan dalam format yang sama.
Mail merge memiliki dua komponen, yaitu naskah dokumen dan sumber data. Naskah dokumen adalah template yang berisikan teks serupa untuk setiap penerima. Contohnya, template undangan rapat yang berisikan lokasi, tanggal, dan waktu.
Sedangkan, sumber data berisikan informasi spesifik dari penerimanya seperti nama, jabatan, dan alamat email. Dokumen ini bisa berasal dari berbagai sumber, salah satunya yaitu database di Excel.
Apa Fungsi Mail Merge?
Secara umum, mail merge digunakan untuk membuat banyak dokumen dengan template yang seragam serta informasi yang disesuaikan untuk setiap penerima.
Namun, mail merge juga memiliki fungsi lainnya, yaitu:
1. Membuat Dokumen dengan Isi yang Sama
Mail merge berfungsi untuk membuat dokumen yang isinya sama dalam jumlah banyak dengan penerima yang berbeda. Kamu bisa mengirim undangan secara massal ke banyak tujuan dalam waktu yang relatif cepat.
2. Pesan Menjadi Lebih Personal dan Menarik
Dengan mail merge, kamu dapat menyesuaikan informasi dalam setiap dokumen sehingga lebih personal untuk setiap penerima. Ini membuat komunikasi terasa lebih relevan dan menarik perhatian mereka.
3. Menjaga Konsistensi Format, Tata Letak, dan Gaya
Fitur mail merge memastikan bahwa setiap dokumen yang dihasilkan memiliki format, tata letak, dan gaya yang seragam, sehingga tetap profesional dan mudah dibaca.
4. Memfasilitasi Mailing List
Mail merge mendukung pembuatan mailing list, yang memungkinkan Anda mengirimkan email ke banyak penerima secara efisien. Setiap email dapat disesuaikan dengan data penerima yang sudah ditentukan sebelumnya.
5. Memberikan Fleksibilitas dalam Memperbarui Dokumen
Jika ada perubahan data atau informasi, mail merge memudahkan pembaruan dokumen secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu memperbarui setiap dokumen secara manual.
Bagaimana Langkah Pembuatan Mail Merge?
Walaupun sudah banyak software penulisan yang ada saat ini, Word dan Excel merupakan software yang populer digunakan. Maka dari itu, berikut langkah-langkah cara membuat mail merge di Excel dan Word:
Buat file sumber data di Excel.
Siapkan data-data penerima di Microsoft Excel.
Simpan dokumen Excel tersebut ke folder.
Buka dokumen surat undangan di Microsoft Word.
Klik menu “Mailings”, kemudian klik “Start Mail Merge”.
Pilih jenis mail merge sesuai dengan kebutuhan.
Kemudian klik menu “Select Recipient”, lalu klik “Use an Existing List..”.
Pilih dokumen Excel yang berisikan data-data penerima.
Nantinya, akan muncul preview data, kemudian klik “OK”.
Isi detail data dengan tepat misal Nama dan Alamat.
Selanjutnya pilih “Mailings” dan klik “Auto Check for Error”.
Kemudian, klik “OK” nantinya nama dan alamat akan terisi otomatis sesuai data dari Excel.
Jika ada update atau perubahan informasi di Excel, kamu tidak perlu repot menggantinya. Cukup klik “Edit Recipient List” kemudian klik menu “Data Source”. Kemudian, klik “Refresh” dan data otomatis akan terganti pula di dokumen asli.
